Cara Membuat Mail Merge di Microsoft Word

Mail Merge membantu kita untuk membuat sebuah dokumen (misalnya surat) yang isinya sama untuk penerima yang berbeda secara cepat dan mudah. Mail Merge juga dapat digunakan untuk membuat sertifikat, label dan amplop.

Ada 2 dokumen yang digunakan dalam membuat mail marge, yaitu :
a. Dokumen Master, dokumen utama yang isinya sama untuk semua penerima.
b. Data Source, yaitu dokumen yang isinya khusus untuk masing-masing penerima, misalnya nama dan alamat penerima. Data Source dapat berupa data di Excel, Access, Contact pada Outlook dan sebagainya.

Yang digunakan untuk membuat mail merge yaitu data source menggunakan excel, karena cara ini lebih cepat. Langkah-langkah membuat mail merge adalah sebagai berikut :

Tahap I Membuat Data Source

- Buat data source Nama dan Alamat di Microsoft Excel seperti contoh dibawah ini dan simpan dengan nama Data Surat.

Tahap II Membuat Dokumen Master

- Buat dokumen master surat di Microsoft Word seperti contoh di bawah ini dan simpan dengan nama Master Surat.
- Beri jarak untuk menaruh nama dan alamat.
- Dokumen ini jangan ditutup karena akan kita lanjutkan ke langkah berikut :
Menggabungkan Data Source dengan Dokumen Master.
 













Tahap III Menggabungkan Data Source dengan Dokumen Master

1. Pada Mailings tab, grup Star Mail Merge, klik Star Mail Merge.

2. Selanjutnya kita akan memilih data source.
3. Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Select Recipients.
4. Pilih Use Exiting List, dan cari lokasi dokumen (Data Surat) pada kotak dialog Select Data Source. Kemudian klik Open untuk menampilkan kotak dialog Select Table.
5. Pada kotak dialog Select Table,  klik lembar kerja yang berisi sumber data dan pastikan kotak First row of data contains column headeres dicentang. Kemudian klik OK.
6. Sekarang kita akan menempatkan data pada masing-masing tempatnya.
7. Taruh di kursor di bawah tulisan Kepada Yth, kemudian pada Mailings tab, grup Write & Insert Fields, klik Insert Merge Field dan pilih Nama.
8. Lakukan juga hal yang sama pada Alamat dan sekarang tampilan dokumen akan seperti contoh dibawah ini.

Data ditempatkan dalam tanda kurung siku dua << data field >>.
 

Bila hanya data tertentu saja yang dipilih, lakukan cara berikut :
a. Pada Mailings tab, grup Star Mail Merge, klik Edit Recipient List.
b. Di kotak dialog Mail Merge Recipients, kosongkan kotak pada daftar seperti contoh di bawah ini.

Bila ada penambahan data baru di Microsoft Excel, klik nama dokumen pada Data Source dan klik tombol Refresh. Data yang baru akan ditampilkan di daftar.




















9. Untuk melihat hasil penggabungan, klik tombol Preview Results.

- Surat akan ditampilkan per data. Klik tanda panah untuk berpindah antar data.
- Jika masih ada yang ingin diubah, klik tombol Priview Results dan lakukan perubahan yang diinginkan.

Tahap IV Menyimpan dan Mencetak Mail Merge

 









Pada tahap ini, klik tombol Finish & Merge dan pilih :

- Print Documents, untuk mencetak surat. Ada 3 pilihan :
a. All untuk mencetak semua surat.
b. Curent Record untuk mencetak surat pada halaman yang aktif.
c. Isi nomor urut data pada kotak From dan To, untuk mencetak surat yang dipilih saja.
 











- Edit Indiviudal Documents, untuk menyimpan hasil penggabungan ke dokumen baru.
  Pilihan sama dengan di atas ( All, Curent Record dan nomor urut tertentu ).
  Pada dokumen baru, setia surat akan ditampilkan per halaman.
  Jangan lupa menyimpan dokumen baru tersebut.

"selamat mencoba"